정부 기관은 모든 댓글과 대화를 포함하여 소셜 미디어 콘텐츠의 보관소를 유지해야 합니다. 규정을 준수하는 소셜 미디어 보관 전략을 구축하는 방법은 다음과 같습니다.
정부를 위한 소셜 미디어 보관은 규정 준수 계획의 중요한 구성 요소입니다. 소셜 채널은 구성원 및 일반 대중과 소통하기 위한 포럼입니다. 다른 모든 공공 커뮤니케이션과 마찬가지로 공개 기록 및 수정 제1조 법률의 적용을 받습니다.
정부 소셜 미디어 페이지에 게시된 콘텐츠는 기본적으로 공개적으로 액세스할 수 있습니다. 그러나 공개 기록법은 소셜 플랫폼 자체에서 제공할 수 있는 것보다 훨씬 더 철저한 데이터 보관을 요구합니다. 기관은 시민과 언론인이 액세스할 수 있도록 소셜 콘텐츠를 보관해야 합니다. 스마트 보관 워크플로를 준수하는 방법을 알아보려면 계속 읽어보세요.
정부 기관을 위한 소셜 미디어 보관이란 무엇인가요?
정부 기관을 위한 소셜 미디어 보관은 공개 기록법의 구성 요소입니다. 소셜 미디어는 공개 포럼이며, 그에 따라 보관되어야 합니다.
소셜 미디어 콘텐츠와 커뮤니케이션을 적절히 보관하면 공개 기록과 정보 공개 요청에 응답할 수도 있습니다. 또한 수정 헌법 제1조에 대한 도전에 직면한 경우 보관된 소셜 댓글도 필요합니다.
정부 부문에서는 소셜 미디어 보관을 어떻게 규제합니까?
소셜 미디어 보관 규정은 국가마다, 심지어 주마다 다릅니다. 공통적인 요소는 소셜 미디어가 일반적으로 공개 기록으로 간주된다는 것입니다.
정부 기관과 기관은 소셜 미디어 콘텐츠의 보관소를 유지해야 합니다. 여기에는 모든 댓글과 대화가 포함됩니다. 이 정보는 요청하는 시민과 언론인이 접근할 수 있어야 합니다.
보관에 대한 요구 사항은 매우 구체적이며 다음을 포함할 수 있습니다.
- 소셜 미디어 메타데이터 수집
- 원래 형식으로 콘텐츠 기록 유지
- 특정 기간 동안 소셜 미디어 기록 보관
- 삭제되거나 숨겨진 경우에도 댓글 보관
- 모든 댓글 스레드의 상황별 기록 유지
- 특정 지리적 위치에 데이터 유지
각 관할권에는 자체 개인정보 보호 규정도 있습니다. 이는 정부 기관이 소셜 미디어에 게시할 수 있는 내용에 영향을 미칩니다. 예를 들어, 브리티시 컬럼비아 주 정부는 소셜 미디어의 정부 사용에 대한 지침을 가지고 있습니다. 이 지침은 다음 주제가 금지되어 있음을 명시합니다.
- 현재 법원 시스템을 통해 진행 중인 모든 것
- 정책 조언 및 법안 초안과 같은 기밀 정보
- 법적 승인 없이 식별 가능한 제3자에 대한 정보
시민 참여는 사람들이 소셜 미디어에서 개인 정보를 공유하도록 장려할 수 있습니다. 이는 특히 사람들이 사진을 공유할 때 더욱 그렇습니다. 이는 데이터 수집 및 보관을 생각할 때 고려해야 할 특히 중요한 영역입니다.
소셜 미디어에 기록을 보관하고 규정을 준수하는 방법
소셜 미디어 준수는 모든 정부 기관에 지속적인 과제입니다. 특히 적극적인 시민 참여에 참여하는 사람들에게는 더욱 그렇습니다.
소셜 미디어 보관을 위한 포괄적인 전략이 필요합니다. 이렇게 하면 다음을 위해 필요한 모든 기록을 확보할 수 있습니다.
- 법률을 준수하다
- FOI 요청에 응답합니다.
- 제1차 개정안의 문제점을 해결하고
- 정부의 투명성을 개선합니다.
보관 정책 및 절차 설정
모든 우수한 컴플라이언스 전략과 마찬가지로, 보관 시스템은 견고한 기반 위에 구축되어야 합니다. 보관 정책과 절차는 모든 기록 보관이 구축되는 지원입니다.
정책을 수립할 때 관할권에 적용되는 법률을 철저히 검토하여 모든 세부 사항을 준수하는지 확인하세요.
보관 정책과 절차를 전반적인 소셜 미디어 가이드라인에 구축하세요. 이렇게 하면 소셜 미디어를 다루는 모든 직원이 항상 최신 정책에 쉽게 접근할 수 있습니다.
새로운 소셜 미디어 계정을 승인하기 위한 명확한 프로세스를 포함해야 합니다. 기관에서 사용하는 계정이 많을수록 보관해야 할 것이 많아집니다. 모든 부서에 자체 소셜 채널이 필요한가요? 그럴 수도 있지만, 각 새 계정에는 전략적 목적이 있어야 합니다. 새 계정을 활성화하기 전에 보관 프로세스에 추가해야 합니다.
모든 소셜 미디어 콘텐츠를 캡처하고 보존하세요
위에서 말했듯이 소셜 미디어 콘텐츠는 공개 기록의 일부로 간주됩니다. 여기에는 소셜 채널에서 또는 소셜 채널과 함께 하는 모든 소셜 미디어 커뮤니케이션이 포함됩니다.
소셜 미디어 콘텐츠의 특별한 보관소가 필요한 이유가 궁금할 수 있습니다. 결국, 소셜 계정에서 공개적으로 사용할 수 있습니다. 하지만 소셜 미디어 플랫폼 자체는 민간 부문 회사입니다. 공개 기록법의 적용을 받지 않습니다. 즉, 소셜 플랫폼이 귀하의 콘텐츠를 영원히 보존할 것이라는 보장은 없습니다.
게다가 콘텐츠를 삭제하거나 편집하는 경우 해당 변경 사항을 기록해야 합니다. 공개 기록법에 따라 대중에게 공개된 모든 버전 또는 모든 게시물을 보관해야 합니다.
또한 소셜 계정에서 작성된 모든 댓글에 대한 기록이 필요합니다. 이는 다음과 같은 이유로 해당 댓글을 삭제하거나 숨겨야 하는 경우에도 적용됩니다.
- 식별 정보,
- 폭력 위협,
- 욕설,
- 등.
또한 사람들이 자신의 댓글을 삭제하거나 편집할 수 있다는 점도 고려해야 합니다. 여전히 보관소에 필요합니다. 보관 솔루션이 없다면 페이지에서 삭제한 구성 댓글을 검색할 방법이 없습니다.
공개 기록법 외에도, 수정 제1조에 대한 도전이 있는 경우 조직을 보호해야 합니다. 즉, 삭제되거나 숨겨진 모든 댓글의 보관소가 필요합니다.
공식 정부 기관 소셜 계정에 게시된 댓글은 일반적으로 수정 헌법 제1조의 보호를 받습니다. 귀하의 소셜 미디어 정책에는 어떤 유형의 댓글을 삭제할 수 있는지와 그 이유를 명시한 허용 가능한 사용 정책이 포함되어야 합니다. 그러면 보관소를 통해 삭제할 이유가 있음을 증명할 수 있습니다.
태그되거나 언급된 모든 콘텐츠에 대한 기록도 보관해야 합니다. 이는 커뮤니케이션으로 간주될 수 있기 때문입니다. 태그되거나 언급된 콘텐츠를 모니터링하는 것은 모든 소셜 미디어 사용자에게 모범 사례입니다. 이는 온라인에서 여러분에 대한 대화를 이해하는 중요한 방법입니다. 정부 기관의 경우 매우 중요합니다.
다시 말해, 정부를 위해 특별히 제작된 소셜 미디어 보관 도구가 필요합니다. 이것이 구성원과의 대화를 완전히 보관하고 법을 준수하는 유일한 방법입니다.
참고로, 소셜이 공개 기록으로 지정되었다는 것은 사람들이 정부 기관 소셜 계정을 팔로우하는 것을 차단할 수 없다는 것을 의미합니다. 보관은 공개 기록 법률 준수의 한 부분이지만, 결코 전체 그림은 아닙니다. 소셜 미디어를 사용하는 정부 기관의 준수에 대해 알아야 할 모든 내용은 자세한 블로그 게시물을 확인하세요.
메타데이터와 컨텍스트 정보 포함
많은 관할권의 공개 기록 법률은 메타데이터와 맥락적 정보가 포함된 소셜 미디어 콘텐츠를 보존하도록 요구합니다. 예를 들어, 미국 법원은 일반적으로 스크린샷만으로는 댓글 스레드에 대한 충분한 기록이 아니라고 판결했습니다.
왜? 스크린샷은 이미지일 뿐이고 이미지는 편집할 수 있기 때문입니다. 그래서 정부를 위한 소셜 미디어 보관에는 메타데이터와 맥락적 정보가 포함되어야 합니다.
먼저 메타데이터를 살펴보겠습니다. 메타데이터는 소셜 미디어 페이지에서 볼 수 없습니다. 하지만 모든 온라인 콘텐츠의 배경에 존재합니다. 메타데이터는 다음을 포함하여 모든 게시물과 댓글에 대한 정보를 캡처합니다.
- 누가 올렸나요?
- 정확히 언제 게시했는지(타임스탬프)
- 그들은 어떤 장치를 사용했는가
즉, 예를 들어 한 사람이 여러 계정을 사용하여 동일한 기기에서 여러 댓글을 게시하는지 확인할 수 있습니다. 더 중요한 것은 이 모든 메타데이터를 함께 사용하면 기관에서 보관소의 기록이 진짜임을 증명할 수 있다는 것입니다. 이는 기록이 완전하고 수정되지 않았음을 보여줍니다. 메타데이터가 없으면 소셜 미디어 보관소 파일이 법원에서 받아들여질 가능성이 낮습니다.
문맥 정보는 댓글이 작성된 맥락을 포착합니다. 맥락은 게시된 내용의 전체 의도를 포착하는 데 도움이 되기 때문에 중요합니다. 콘텐츠는 또한 댓글을 삭제하거나 숨겨야 하는 이유에 대한 통찰력을 제공할 수 있습니다.
예를 들어, 단독 댓글은 삭제할 이유가 없는 것처럼 보일 수 있습니다. 하지만 댓글 스레드의 내용은 어떨까요? 구성원들이 서로에게 응답하는 경우 해당 댓글은 개인정보 보호 규정을 위반하는 제3자에 대한 식별 가능한 정보를 제공하거나 다른 댓글 작성자에게 위협을 나타내는 것으로 보일 수 있습니다.
완전한 메타데이터와 맥락적 정보가 있는 아카이브를 사용하면 전체 소셜 미디어 대화를 재구성할 수 있습니다. 그렇지 않으면 손실될 세부 정보와 콘텐츠를 보유하게 됩니다.
보관된 콘텐츠를 접근 및 검색 가능하게 만들기
공개 기록 정보를 보관하는 요점은 정보에 액세스하여 정보 공개 요청을 제출하는 시민이나 언론인에게 제공할 수 있다는 것입니다. 이를 위해서는 보관 자료가 안전해야 하지만 팀의 적절한 구성원이 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다.
또한 요청 시 모든 관련 콘텐츠를 찾을 수 있도록 검색 가능해야 합니다. 정부를 위한 소셜 미디어 보관 도구에는 고급 검색 기능이 포함되어야 합니다. 특정 키워드나 사용자 데이터를 사용하여 특정 날짜 범위의 콘텐츠를 찾을 수 있어야 합니다. 콘텐츠에 태그를 지정하고 보관소 내에서 메모를 추가하는 기능도 소셜 콘텐츠를 검색해야 할 때 유용합니다.
다시 말하지만, 숨겨진 또는 삭제된 콘텐츠와 댓글에 액세스할 수 있는 것이 중요합니다. 이는 특히 수정 헌법 제1조에 대한 도전의 경우에 해당합니다. 페이지에서 공개 댓글을 제거하는 것에 대한 모든 결정을 검증하려면 전체 맥락이 중요합니다.
정보 공개 요청 또는 법적 도전을 준수하지 않으면 심각한 법적 및 재정적 결과가 초래될 수 있습니다. 완전하고 사용하기 쉬운 아카이브는 귀하의 기관을 소송 및 기타 징벌적 조치로부터 보호하는 데 도움이 됩니다.
보너스? 자세한 검색 가능한 아카이브는 댓글과 질문 트렌드를 이해하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 특정 프로그램이나 정책에 대한 리소스를 더 많이 만들어야 한다는 것을 알 수 있습니다.
정기적으로 프로세스를 감사하세요
소셜 미디어는 빠르게 변화합니다. 소셜 미디어 법률은 그렇게 빠르게 움직이지 않지만 영원히 동일하게 유지될 것이라고 가정할 수는 없습니다. 그리고 소셜 미디어 콘텐츠를 보관하고 규정 준수를 개선하는 데 사용할 수 있는 도구는 계속 진화하고 있습니다.
즉, 보관 프로세스를 정기적으로 검토해야 합니다. 조직에서 “정기적으로”가 무엇을 의미하는지 선택할 수 있지만, 최소한 분기별로 철저한 소셜 미디어 감사를 계획하세요.
정부 기관의 경우 소셜 미디어 감사에는 보관 프로세스 및 절차에 대한 감사가 포함되어야 합니다.
보관 시스템에 새로운 소셜 미디어 계정이 추가되었는지 확인하세요. 기존 직원과 신규 직원 모두와 함께 보관 정책 및 절차를 검토하세요. 팀에 입법 변경 사항을 모니터링할 사람을 지정하세요. 아직 해결되지 않은 경우 정기 검토에서 이를 반드시 알리세요.
Moyens I/O를 통한 소셜 미디어 보관
정부 규정 준수를 위해 소셜 미디어 보관 도구를 선택할 때는 신뢰할 수 있고 안전한 공급업체와 협력하는 것이 중요합니다. 정부 및 시민 데이터의 보안을 보장하기 위해 미국 정부는 연방 기관에서 사용하는 모든 클라우드 서비스가 연방 위험 및 승인 관리 프로그램(FedRAMP)을 통과하도록 요구합니다.
편집, 삭제, 숨겨진 댓글을 포함하여 새로운 게시물과 댓글은 실시간으로 자동 보관됩니다.
그 실시간 기능은 사람들이 격렬한 토론에 참여할 때 빠르게 마음을 바꿀 수 있기 때문에 중요합니다. 몇 분 동안만 페이지에 나타나는 댓글 기록이 필요합니다.
아카이브 내에서 태그 지정, 메모 및 고급 검색을 사용하여 FOI 기록 요청 또는 법적 증거 수집을 준수하는 데 필요한 정보를 찾을 수 있습니다. 아카이브를 eRDMS로 수동 또는 자동화된 일정에 따라 내보낼 수도 있습니다.
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